1 中小企業內部控制概述

1.1 中小企業的含義

中小企業劃分為中型、小型、微型三種類型,不同的行業標準不同,具體而言,是指農、林、牧、漁業的營業收入20 000 萬元以下的為中小微型企業.其中,營業收入 500 萬元及以上的為中型企業,營業收入 50 萬元及以上的為小型企業,營業收入 50 萬元以下的為微型企業;工業的從業人員 1 000 人以下或營業收入 40 000 萬元以下的為中小微型企業.其中,從業人員 300 人及以上,且營業收入 2 000 萬元及以上的為中型企業.從業人員 20 人及以上,且營業收入300 萬元及以上的為小型企業.從業人員 20 人以下或營業收入 300 萬元以下的為微型企業;建筑業的營業收入 80 000 萬元以下或資產總額 80 000 萬元以下、批發業的從業人員 200人以下或營業收入 40 000 萬元以下、零售業的從業人員 300人以下或營業收入 20 000 萬元以下、餐飲業的從業人員 300人以下或營業收入 10 000 萬元以下等企業為中小微型企業.

1.2 內部控制的含義

所謂內部控制是指被審計單位為了保證業務活動的有效進行,保證資產的安全、完整,防止、發現、糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實性、合法性和完整性,而制定和實施的政策與程序.根據不同的目標,內部控制可分成內部會計控制和內部管理控制兩類.內部會計控制關系到企業的會計問題,主要目的在于維護財產或資產的完整性及會計信息的真實性、防止金融犯罪和其他違法行為的發生.內部管理控制包括生產、技術、經營、管理的各個層面和環節,目的是提高公司的管理水平,以確保該公司的目標和政策的有力執行.內部控制的要素主要有:內部環境,目標設定,事項識別,風險評估,風險對策,控制活動,信息與溝通,檢查監督.

1.3 中小物流企業內部控制的特點

1.3.1 家族式管理,管理效率低

許多中小物流企業的經營者和相當部分職工存在著密切的親朋好友關系.這種經營管理模式表面看有利于管理溝通,但部分家族人員往往無視公司章程,憑借其特殊身份逾越公司規章制度;另外,企業主受自身素質的限制,公司經營不精細,沒有制定約束力、執行力強的內部控制制度,采用比較粗放的管理方式,造成企業管理比較混亂;中小企業不注重人才,任人唯親,權力集中于家族成員手中,所以非家族員工對企業缺乏認同感,人員流動性大,企業的正常經營受到一定阻礙;家族式企業中的家族成員部分缺乏管理經驗,即使有一定內部控制制度,往往內控執行不力,造成內控制度流產.

1.3.2 人員規模較小,組織結構不健全

首先,出于經營成本的考慮,中小企業的員工人數較少,組織架構較為粗糙簡單,存在交叉管理或無人管理;再者,由于企業規模較小,人員與崗位的分配比例容易失衡,常常存在一人多崗的現象,缺乏有效的內部牽制,使企業內部控制制度流于形式.最后,有些中小企業的領導者集眾多權力于一身,憑借個人的經驗管理企業,無視決策的科學性,從而影響企業的正常運行.企業組織結構不合理,內部管理職責分配不當,這些都使得內部控制的功效無法正常發揮.

1.3.3 企業文化落后

良好的企業文化能通過重視人的因素,強調精神文化的力量,達到一種用無形的文化力量規范企業各管理者各員工的行為準則和道德規范,凝聚企業員工的歸屬感、積極性和創造性.這種全體員工共同認同的企業文化利于培養積極向上的價值觀和社會責任感,誠實守信、團隊意識得到加強,這些都為內部控制的有效執行營造了良好的內部環境.由于中小物流企業管理者現代管理意識淡薄,不重視企業文化建設,認為建設企業文化不會給企業帶來價值.所以,沒有良好的內控環境,內部控制不能發揮作用也是可以理解的.

2 中小物流企業內部控制存在的問題

近年來,中小物流企業規模大小不一,管理模式也千差萬別.部分中小企業由于業務活動單一,采用直線型管理模式而不設專門的職能機構,就是通常所說的集中式管理;部分中小民營企業則以家族式管理為主,必然導致權力與職責義務界限不清,內部貪污內部交易現象嚴重,有損企業利益;有的中小企業沒有建立內控制度,完全由經營者說了算;而另一些雖建立了一定的內控體系但沒有形成一個完整和長效的管理機制.總體來看,中小物流企業內部控制存在以下問題:

2.1 內部控制環境基礎薄弱

任何中小企業的控制活動都存在于一定的控制環境之中,控制環境的好壞將會直接影響到企業內部控制的貫徹和執行,以及企業經營目標及整體戰略目標的實現.而我國目前大多數中小企業領導對內部控制認識不全面,員工也沒有內部控制意識,企業內部控制制度不健全,這些都造成了中小企業內部控制環境基礎的薄弱.中小企業控制環境不完善表現在:首先,控制意識薄弱.企業人員往往對內部控制重視不夠.其次,企業人事政策不完善,企業考核制度不全面.

2.2 內部控制體系不健全,抗風險能力差

目前,物流中小企業規模小,產品單一,技術含量低,風險意識普遍淡薄,不注重對風險的監測和控制,所以,隨著我國市場經濟體制改革的深入,經濟全球化的到來,世界經濟市場的波動對我國企業的影響更加突出.當全球金融危機到來時,中小企業運營環境發生重大變化,加上科技進步和社會經濟的發展,使得企業經營環境變得更加復雜和不確定,由于沒有建立有效的內部控制制度和風險評估機制,面對此種境地中小企業往往束手無策,難以抵御各種風險,發展艱難,甚至面臨破產倒閉.

2.3 內部控制制度執行不到位

主要表現在以下幾方面:第一,管理者職責權限界線不清的現象嚴重,存在一些區域誰都可以管或誰都可以不管,而當這些區域出了問題以后,極容易互相推卸責任,導致無法追究責任而不了了之.第二,部分中小企業的投資者就是經營者,沒有把所有權與經營權分開來,家族式經營方式很普遍,內幕交易、貪污舞弊現象嚴重,真正嚴格執行內部控制可能會影響到這些家族管理者的利益,所以員工不能嚴格執行內部控制制度或根本不去執行,內部控制也就很難起到應有的作用.第三,各部門溝通不暢,配合不密切,導致資源浪費和決策失誤,如:現金管理不嚴,造成資金閑置或不足,現金利用率不高,未能正常參與生產和周轉;應收賬款周轉緩慢,資金回收困難;存貨控制環節薄弱,造成存貨周轉速度慢,資金呆滯;重錢不重物,資產流失嚴重.這些都是影響中小企業持續發展的潛在風險因素.

3 中小物流企業內部控制問題產生的原因

受我國體制、相關法律不完善等多因素的影響,中小物流企業內部控制產生的弊端有其根源,以下就從多角度對內部控制的現狀進行原因剖析.

3.1 內部、外部監督失控

內部審計是企業內部控制制度的一個重要組成部分,從制度方面講,我國的中小企業中很多沒有設立專門的審計機構,即使具有內審機構的企業,審計內容簡單,審計范圍狹窄,可能只針對會計賬目或內部稽查,評價內部控制目標執行力度方面不夠;外部監督,包括政府監督和社會監督,而由于外部監督信息不透明、監督成本高,外部監督沒有落到實處,流于形式.從人為因素講,我國中小企業存在著管理者直接干預會計工作的現象,會計工作人員受制于管理者或者是受到了利益的誘惑,常常會違背會計原則,摒棄會計從業人員的職業道德,會計記錄不真實完整,會計信息失真現象嚴重,再加上有些內部審計人員缺乏經驗和必要的專業知識,使審計的監督作用大打折扣.

3.2 法人治理結構存在缺陷

中小企業雖應現代企業制度的要求建立法人治理結構,包括股東會、董事會、監事會和經理層,但這些機構大多形同虛設,監事會成員主要由公司職工和股東代表組成,在行政關系上卻受制于董事會,監督作用難以發揮.在我國大多數中小企業投資者就是企業的管理者,一股獨大的現象特別嚴重,習慣用行政命令的方式治理企業而不是通過建立合理人力資源管理機制治理公司,根本談不上授權監管,更談不上內部控制.企業的決策權、執行權和監督權都集中在中小企業主一人或少數人手中,管理隨意性較大,權限不清,職責難分.

3.3 缺乏風險評估機制

風險評估制度是企業建立內部控制系統的基礎,是企業長遠發展的前提.主要包括風險的分析、防范、控制等多個環節.隨著經濟全球化的加速,企業在經營過程中面臨著來自企業自身和外部環境的潛在風險,而且這些風險會隨著經濟、政策、行業等經營環境的變化而放大.部分中小企業在企業管理上缺乏相應的管理理論知識.通常憑借企業自身在經營過程中積累的經驗去治理企業.這樣就導致在企業管理中,其決策過程過更多地考慮企業的短期收益,并沒有把建立合理的風險評估制度作為企業抵抗風險的有效工具.所以中小企業可能一旦遭受輕微的環境變化,沒有風險控制措施,將難以適應新環境,從而輕則利潤受損,重則企業破產.

3.4 內部控制制度不完善

目前,物流大多數中小企業的內部控制制度不健全,有些企業認為內部控制就是財務控制,控制主體也局限于財務人員,針對產品成本的控制、資產安全的控制及資金使用的控制;內部控制覆蓋范圍狹窄,沒有滲及到企業經營的各個業務領域及各個操作環節上;即使設置內部控制制度,但制度設計上缺少整體性、系統性,各部門的內控制度不能起到相互制約、相互監督的作用.有些企業甚至設置內部控制程序時沒有依據自身的特點和所處的內外環境的實際情況出發,相應制度也就缺乏針對性和實用性,具體實施時一方面出于成本效益的權衡而不愿執行,另一方面由于沒有實用性,具體實施程序不明朗,而導致難以執行.一些小企業出于成本的考慮,會盡可能少用人,經常出現一人多崗的現象,缺少應有的內部牽制,尤其會造成會計工作秩序混亂、核算不實,會計信息的真實性不高,票據管理和使用不明確,空白憑證的保管不到位,缺乏授權批準制度等;原始憑證的取得或填制本身不符合法律規范,編制的記賬憑證、登記的賬簿、出具的會計報表以及會計分析不能真實有效地反映企業財務和經營成果.這些行為都與企業內部控制制度不健全有著密切的關系.

4 加強中小物流企業內部控制的對策

4.1 形成有效的監督體系

4.1.1 加強內部審計監督

有條件的中小物流企業應該單獨設置內部審計機構,審計機構的審計范圍要逐步由財務收支審計、設備購置審計轉向管理審計.依據相關法律制定適合本企業的審計制度,擴大審計監督的范圍,強化監督力度.內審部門要保持獨立性,由董事會直接負責,但也要接受股東大會和監事會的監督.這一安排,能有效改善"一股獨大"和內部人控制的嚴重局面,而且在業務上接受股東大會和監事會指導,內部審計的監督職能在一定程度上制衡董事會.內部審計不是為了審計而審計,而是為了發現企業經營過程中的問題,匯報到相關管理層,從而制定解決方案及時解決,這才是審計的最終目的.同時,要配備專業的審計人員和會計人員,不僅要具有豐富的專業知識和經驗,同時要具有良好的職業操守,這是發揮審計監督作用的基礎和前提,中小企業必須予以重視.另外,如果沒有條件設立內部審計部門的中小企業,可以只安排內部審計人員,同樣可以達到加強內部審計監督的作用.

4.1.2 加強內部控制自我評估

企業內部控制的一個新趨勢是建立"內控自我評估"機制.要想順利實施內控自我評估,關鍵在于將整體內部控制目標細分到各個階層乃至各個部門,提高內部控制的執行效率,有關負責人明確本部門的內控目標后,盡可能以最精簡、最有效的方法領導下屬達到細分內控目標.然后由中小企業高層管理部門對各部門細分內部控制實施情況進行定期或不定期的評估、匯總,主要對內部控制的有效性及其實施的效率、效果進行科學、合理的評估,目的是使企業各階層清楚的意識到企業發展過程中存在的缺陷以及可能引起的后果,然后讓他們自己采取行動改進這種狀況,而不是坐等審計人員.

4.1.3 強化外部監督

強化外部監督,營造有利于加強企業內部控制的外部環境.首先,財政、稅收、審計等政府部門要合理分工,建立崗位責任制,并注意加強彼此間的信息交流,定期互通情報,這樣有利于形成有效的監督合力.其次,有關部門要加強對注冊會計師的監管,目的是使注冊會計師充分發揮社會監管的職責.最后,要大力鼓勵、支持廣播電視、報刊等新聞媒體對企業違法違紀行為曝光,充分發揮輿論監督導向作用,促進企業完善內部控制.

4.2 完善法人治理結構

第一,實行所有權與經營權相分離的公司治理機制,優化股東大會結構,或保證中小股東建議與意見能通過一定形式有效的表達,從而打破"一股獨大"的不利局面.第二,要優化董事會、監事會的結構和功能,實行獨立董事制度,確保董事會的獨立性和集體決策,建立和完善董事的信息披露,以保護中小股東的利益.另外要充分發揮監事會的監督作用,監事會成員要符合相關法律法規的任職資格和規則,監事會要保持獨立性,不受大股東的控制,以保證其他股東的利益.第三,采用現代人力資源管理方法.通過規范的人才選拔方式聘用真正的專業人才,包括管理者、會計人員、審計人員等,取締傳統的家族式管理方式.加強員工之間的培訓、交流和溝通,加強員工與管理者之間的溝通,減少企業管理者與被管理者之間的隔閡,從而減少內耗,形成強大的合力,促進企業健康持續發展.合理設計薪酬,建立良好的約束激勵機制和職位晉升制度,強化企業每個職工參與企業管理的主人翁意識,自覺成為企業內部控制系統的建設者和維護者,充分調動積極性和創造性,為企業的發展做出貢獻.

4.3 建立健全風險評估機制

中小物流企業要在激勵的市場競爭中求取生存和謀求發展,就必須建立健全和完善內部控制制度.目前,國內國際市場波動幅度大,影響企業經營的因素千變萬化.所以,中小企業要加強風險意識,通過建立風險評估機制,察覺企業面臨的內外部環境中存在的各種戰略風險、經營風險、財務風險、重大投資風險等,了解環境的變化是否會給企業產生不良影響,對企業的財務風險和經驗風險進行全面防范和控制,這一過程的實現也是及時識別、科學分析和評價影響公司內部控制目標實現的各種不確定因素并采取應對策略的過程.

4.4 完善內部控制制度

中小物流企業應明確認識到,內部控制不只是企業財務控制,完善的內部控制涉及企業的各業務領域、各操作環節和員工.內部控制制度的建立要遵循完整性、合理性、有效性的"三性"原則,各部門的內控制度要在程序上起到相互牽制的作用.特別注意不相容職務的分離,明確職責權限,形成相互權衡,對關鍵崗位定期輪崗、換崗,消除隱患,防止并及時發現管理缺失及舞弊行為,以保護企業財產的安全和完整.會計系統控制是企業內部控制的核心,因此企業要提高財務會計人員的素質,合理設置專門的財務管理機構,應依據會計法、會計準則和國家統一的會計制度,制定適合本企業的會計規章,明確會計核算的賬務處理程序,建立和完善會計檔案保管和會計交接辦法,實行會計人員崗位責任制.具體包括恰當的崗位設置、必要的會計人員配備、科學設置的會計科目、嚴密的憑證制度、嚴格的票據管理制、合理的會計記錄程序、嚴格的日常核對制度、嚴格的現金管理制度、定期的財產清查、真實的會計報表.

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